1) 설계 철학: “적게 만들고 자주 돌린다”
보드는 만들기보다 돌아가게 하는 게 중요합니다. 속성은 최소화하고(상태·우선순위·담당자·마감·프로젝트), 흐름은 백로그→할 일→진행→검토→완료로 단순화합니다. 모든 규칙은 문서화된 SOP(입·출 조건)로 고정해 팀마다 해석이 달라지는 문제를 막습니다.
2) DB 스키마 확장(운영형)
- SLA(일): 목표 처리기한 숫자.
- 시작일/완료일: 진행 시 자동 기록, 완료 시 확정.
- 차단요인(선택/텍스트): 의존성, 자료 부족 등.
- 포인트(숫자): 난이도 추정(스프린트 집계용).
3) 상태 정의서(SOP) 예시
- 할 일 진입 조건: 요구사항 확정, 담당자 배정 완료. 출력: 체크리스트 준비.
- 진행 중 진입: 시작 버튼 클릭 또는 상태 변경 시 시작일 기록. 출력: 초안/시제품.
- 검토 진입: 산출물 링크, 체크리스트 100% 완료. 출력: 피드백/수정 요청.
- 완료 진입: 승인자 확인, 완료일 기록, 아카이브 후보.
4) 자동화·수식 레시피(핵심)
- SLA 상태:
if(prop("상태") != "완료" and dateBetween(prop("마감"), now(), "days") < 0, "초과", if(dateBetween(prop("마감"), now(), "days") <= 1, "임박", "정상")) - 리드타임(시간):
if(prop("완료일") and prop("시작일"), dateBetween(prop("완료일"), prop("시작일"), "hours"), empty()) - 소요시간(진행 중 실시간):
if(prop("시작일"), dateBetween(if(prop("완료일"), prop("완료일"), now()), prop("시작일"), "hours"), 0) - 완료 시각 기록: 상태가 완료로 바뀌는 템플릿/버튼에 오늘 날짜 자동 입력.
- 리마인드: 마감 속성에 D-2 알림, 검토 상태 진입 시 승인자 멘션.
5) 대시보드: 막힘·연체·속도 한눈에
- 막힘 인박스: 차단요인 존재 OR 담당자 비지정 OR 의존 작업 미완료.
- 연체/임박: SLA 상태=초과/임박 필터 뷰.
- 스루풋: 최근 7일 완료 항목 수(완료일 기반)와 평균 리드타임.
- 멤버별 작업량: 담당자 그룹 보드 + 포인트 합계 롤업.
6) 권한·아카이브·성능
- 공유: 팀=편집, 외부=읽기 전용 링크. 민감 정보는 별도 DB로 분리.
- 아카이브: 완료 & 30일 경과 뷰로 이동해 메인 보드를 가볍게 유지.
- 성능 팁: 속성·보기 과다 생성 금지(상태/우선순위 5개 이내), 대용량 첨부는 외부 링크.
7) 운영 체크리스트(월 1회)
- SOP 재검토: 상태 입·출 조건이 실제 흐름과 맞는가?
- 속성 다이어트: 한 달간 미사용 태그/속성 제거.
- 완료율·리드타임 리뷰: 목표 대비 차이 분석 → 보틀넥 구간 개선.
- 템플릿 업데이트: 반복 업무 템플릿에 최신 체크리스트 반영.
FAQ
Q. 팀별로 보드가 달라 혼란스러워요.
A. 공통 Tasks 스키마와 SOP만 표준화하고, 보기(View)는 팀별로 복제·필터만 달리하세요. 표준은 “속성·상태 정의”, 커스터마이즈는 “뷰”.
Q. 자동화가 과해지면 유지보수가 어려워지지 않나요?
A. “리마인드·완료일 기록·SLA 표시” 3가지만 필수로 두고, 나머지는 분기 점검 후 추가/삭제하세요.
Q. 지표는 어느 정도가 적정한가요?
A. 스루풋(주간 완료 수)과 평균 리드타임이 꾸준히 개선되는지 보면 충분합니다. 절대값보다 추세가 핵심입니다.