1) 모바일 보드 최적화
- 핵심 속성만 노출: 상태·마감일·우선순위·담당자 4개 이내. 썸네일·커버는 비활성.
- 내 작업 뷰: 담당자=현재 사용자, 완료 제외, 마감↑ 정렬. 하단에 “오늘·D≤3” 토글 뷰를 추가.
- 빠른 입력: 템플릿 버튼(“빠른 할 일”)으로 우선순위=보통, 마감=오늘+2일 자동 채우기.
2) 알림·멘션 운영 규칙
- 리마인드: 마감일에 D-2/D-0 2회 알림. 장기 작업은 중간 점검일을 별도 날짜로 추가.
- 멘션: 상태=검토/승인 필요 시 승인자 멘션, 차단 발생 시 관련자(Consulted) 멘션으로 공개 기록.
- 알림 정리: “알림 대기” 뷰(상태≠완료 & 최근 코멘트 ≤ 24시간)를 만들어 새 업데이트만 모아 본다.
3) 메시지·이메일 연계(가벼운 자동화)
팀 메신저/이메일과 연동하면 놓침을 줄일 수 있습니다. 공식 통합 또는 서드파티 자동화를 활용하되, 필터링이 핵심입니다.
- 조건: 담당자=나 & D≤1 & 상태≠완료인 변경만 전달.
- 형식: “[임박] 프로젝트/작업명 — 마감 D-1, 우선순위: 높음”. 링크는 작업 페이지로.
- 노이즈 방지: 하루 2회(오전/오후) 배치 전송, 실시간 알림은 차단 이슈만.
4) 스탠드업(데일리) 자동화
- 회의 노트 템플릿: 섹션 “어제 완료”, “오늘 할 일”, “차단됨”.
- 링크드 DB 3개 삽입: 완료일=어제, 담당자=현재 사용자 & 완료 제외 & D≤3, 차단됨?=true.
- 회의 후 액션: 새로 생긴 항목은 바로 Tasks에 생성되도록 체크리스트→템플릿 버튼 연결.
5) 주간 회의·리포트 자동화
- 주간 회의 노트: 기간=이번 주. 프로젝트별 완료율(롤업)과 주요 지연 목록(임박/초과)을 위에 배치.
- 주간 리포트 페이지: 최근 7일 완료 수, 평균 리드타임(수식), 멤버별 완료 포인트 합계를 카드 형태로 표시.
- 결정 사항은 회의 노트 하단 Action Items에 바로 작업으로 생성.
6) 외부 협업 포털(게스트)
- 읽기 전용 링크드 DB: 프로젝트별 공개 가능한 항목만 필터(상태·마감·담당자·산출물 링크).
- 요청 수집: 간단한 폼 도구로 접수 → 노션 페이지/Tasks로 전송, 태그=외부 요청.
- 권한: 편집은 내부만, 댓글은 필요 시 허용. 민감 속성은 별도 DB로 분리.
7) 체크리스트(15분 세팅)
- 모바일 전용 “내 작업/오늘/D≤3” 3뷰 생성, 카드 속성 최소화.
- 리마인드 D-2/D-0, 검토 전환 시 승인자 멘션 규칙 고정.
- 스탠드업·주간 회의 노트 템플릿에 링크드 DB 뷰 삽입.
- 주간 리포트 페이지에 완료 수·리드타임·포인트 합계 위젯 배치.
FAQ
Q. 알림이 너무 많아요. 핵심만 보려면?
A. 임박/초과·차단 이벤트만 외부로 보내고, 나머지는 노션 알림함에서 하루 2회 확인 루틴을 권장합니다.
Q. 모바일에서 카드가 길게 펼쳐져요.
A. 페이지 아이콘/커버를 끄고, 보드 카드 표시 속성에서 4개 이내로 제한하세요. 태그는 색 3~4개만 사용해 가독성을 높입니다.